Reglamento Del Canal De Denuncias

Primero: Introducción

Los principios y valores esenciales de ASOCIACIÓN DE CANALES DE VENTA, ACVE (en adelante “ACVE”) así como de todos sus órganos de dirección, socios de número y socios honor (en adelante, la “Organización”) son, entre otros, la honestidad, decencia, respeto a los derechos humanos y la profundidad y rigor en el desarrollo de la actividad profesional.
En consonancia con dichos principios y valores, la Organización mantiene un firme compromiso con el cumplimiento normativo en lo que se refiere a las disposiciones legales que regulan nuestra actividad como, en general, a todas las normas del ordenamiento jurídico.
Con el objetivo de que toda la Organización pueda continuar manteniendo su funcionamiento, su buen nombre y reputación, se ha creado un Canal de Denuncias con la finalidad de prevenir y detectar cualquier conducta irregular, ilícita o delictiva que pueda cometerse dentro de ACVE y del conjunto de su Organización.
De esta forma, el Canal de Denuncias se constituye con los objetivos de:

Proteger a las personas que, en el marco de la relación profesional, detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves, o cualquier otro comportamiento contrario a la normativa vigente o a la normativa interna de la Organización;
Facilitar la comunicación, fortalecer y fomentar la cultura de información como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares, sin temor a represalias, incluyendo mecanismos que permitan el anonimato o la confidencialidad;
Comprobar la permeabilidad de los miembros de la Organización a los valores y principios impulsados por la misma.

A estos efectos, el presente Reglamento del Canal de Denuncias (en adelante, el “Reglamento”) regula el funcionamiento del Canal de Denuncias y establece cuáles son los procedimientos de recepción y tratamiento de las denuncias recibidas, así como las garantías, términos y condiciones de uso por parte de los denunciantes.
Así, el Canal de Denuncias se constituye como cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación del presente Reglamento, sin perjuicio del derecho de los informantes de acudir a las autoridades competentes para conocer los hechos, incluyendo, a la Autoridad Independiente de Protección del informante o las autoridades que se creen a nivel autonómico con competencias en esta materia.
Todo ello de conformidad con la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, e incorporada al Derecho Español por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”) y por lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Su creación asimismo, se apoya en lo establecido en el artículo 31 bis del Código Penal, en la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado sobre la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.

Segundo: Objeto

El objeto del Reglamento del Canal de Denuncias es establecer, regular y dotar de contenido al Canal de Denuncias, y recoger el procedimiento y tratamiento que tendrán las comunicaciones recibidas sobre los posibles/presuntos comportamientos irregulares, ilícitos o delictivos que puedan producirse dentro de la Organización y que puedan resultar contrarios a lo establecido en el Código de Conducta y demás normativa interna.
La Organización garantizará en todo momento la confidencialidad de las comunicaciones (tanto de la identidad del informante como de cualquier tercero mencionado en la comunicación), y no tomará ninguna represalia para los denunciantes de buena fe. Además, el procedimiento estará regido por los principios de independencia y objetividad.
La Organización podrá modificar en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso el contenido del presente Reglamento, con la finalidad de mantener en todo momento la cultura de cumplimiento dentro de la misma.

Tercero: Ámbito de aplicación subjetivo

El presente Reglamento es aplicable a todos los socios, empleados y exempleados, independientemente de la función y del cargo. Además, será de aplicación a becarios y trabajadores en periodos de formación con independencia o no de que reciban remuneración y a personas cuya relación laboral no haya comenzado cuando la información sobre la infracción haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
También será de aplicación el Reglamento a toda persona física o jurídica que guarde relación con la Organización (Clientes, Proveedores y socios de negocio) y que, o bien, denuncie o que bien, sea denunciado a través del Canal de Denuncias por la comisión de cualquier irregularidad o incumplimiento de la que se haya tenido conocimiento, siempre y cuando esa conducta pueda ser constitutiva de delito o de incumplimiento de la normativa interna.

Cuarto: Conductas objeto de denuncia

Las consultas o denuncias que se tramiten a través del Canal de Denuncias versarán sobre posibles infracciones penales, civiles, mercantiles, administrativas y tributarias imputables a la persona jurídica.
De forma más específica, las conductas que pueden ser objeto de denuncia a través del Canal de Denuncias son:
En primer lugar, todas aquellas conductas que puedan resultar contrarias a los principios y normas de conducta de la Organización y el resto de normativa interna.
En segundo lugar, las conductas tipificadas como delito en la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal (“CP"), y que son susceptibles de generar responsabilidad penal para la Organización. Éstas son:

Tráfico y trasplante ilegal de órganos (artículo 156 bis CP);
Delitos relativos a la manipulación genética (artículo 159 a 162 CP);
Delitos de trato degradante (artículo 173 CP);
Trata de seres humanos (artículo 177 bis CP);
Delitos relativos a la prostitución, explotación de menores y corrupción (187 a 189 CP);
Descubrimiento y revelación de secretos. Protección de datos (artículos 197 a 197 ter CP);
Estafas y defraudaciones (artículo 248 CP);
Frustración en la ejecución (artículos 257 a 258 bis CP);
Insolvencia punible (artículos 259 a 261 CP);
Daños informáticos (artículo 264 CP);
Delitos relativos a la propiedad intelectual (artículos 270 a 272 CP);
Delitos relativos a la propiedad industrial (artículos 273 a 277 CP);
Delitos relativos al mercado y a los consumidores (artículos 278 a 286 CP);
Corrupción en los negocios (artículo 286 bis a 286 quater CP);
Delitos societarios (artículos 290 a 297 CP);
Receptación, blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (artículo 301 CP);
Financiación ilegal de partidos políticos (artículo 304 bis);
Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social (artículos 305 a 310bis CP);
Delitos contra los derechos de los trabajadores (artículo 318 CP);
Delitos contra los derechos de los ciudadanos extranjeros (artículo 318bis CP);
Delitos contra la ordenación del territorio y el urbanismo (artículo 319 CP);
Delitos contra los recursos naturales y el medio ambiente (artículos 325 a 331 CP);
Delitos relativos a la energía nuclear y radiaciones ionizantes (artículo 343 CP);
Delitos de riesgo provocados por explosivos y otros agentes (artículo 348 CP);
Delitos contra la salud pública y relativos a drogas (artículo 359 a 369 CP);
Falsedad en medios de pago (artículos 386 y 399 bis CP);
Cohecho (artículos 419 a 422 CP);
Tráfico de influencias (artículos 428 a 430 CP);
Delitos relativos al ejercicio de los derechos fundamentales y libertades públicas (artículo 510 CP);
Delitos relativos a organizaciones y grupos criminales (artículo 570 bis a quater CP);
Delitos relativos a organización y grupos terroristas y de terrorismo (artículos 571 a 579 CP);
Delito de Contrabando (Ley Orgánica 6/2011, de 30 de junio);

En tercer lugar, toda infracción administrativa grave o muy grave, entendiéndose comprendida toda aquella que implique quebrante económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
En cuarto lugar, toda acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

Entre dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.
Afecte a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
Incida en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

Quinto: Responsable del Sistema interno de información (Canal de Denuncias)

La Junta Directiva de la Organización es el responsable de la implantación del Sistema interno de información (o Canal de Denuncias) y ostenta la condición de responsable del tratamiento de los datos personales.
Dicha designación se notificará a la Autoridad Independiente de Protección del informante o, en su caso y en el ámbito de sus competencias, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas.
La Junta Directiva de la Organización se encargará diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, de resolver los procedimientos iniciados a raíz de las informaciones recibidas a través del Canal de Denuncias.
En caso de conflicto de interés, la Junta Directiva designará a la persona responsable de esa resolución, quien, al desempeñar esa función, estará sujeta a las mismas principios y obligaciones.
La Junta Directiva mantendrá un Libro Registro de las informaciones recibidas, y de los expedientes de investigación a que hayan dado lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información.

Sexto: Principios rectores del procedimiento

Los principios que inspiran el procedimiento son:

Carácter escrito: Sea cual sea la forma de la denuncia, el procedimiento de investigación tiene un carácter escrito, sin perjuicio de algunas acciones que van a tener carácter verbal (entrevistas).
Confidencialidad y respeto a la normativa en materia de protección de datos: El procedimiento de investigación está diseñado, establecido y gestionado de manera segura para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las acciones llevadas a cabo en su gestión y tramitación.
También se protegen los derechos a la intimidad, la privacidad, el honor, la defensa y la presunción de inocencia de las personas involucradas en la investigación iniciada como resultado de la recepción de una comunicación, y la protección de datos al impedir el acceso a personal no autorizado.
Impulso de la investigación por parte de la Organización: Las actuaciones dirigidas a la comprobación y esclarecimiento de los hechos recogidos en las comunicaciones recibidas deberán llevarse a cabo con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, en atención a la complejidad de los hechos, con el objetivo de que la Organización sea la primera en conocer la posible irregularidad e impulsar la investigación.
Las investigaciones serán llevadas en base los principios de proporcionalidad y objetividad, respetando plenamente la legalidad vigente y reconociendo los derechos de todas las partes involucradas. Se observarán todas las garantías establecidas y quedando expresamente prohibida cualquier forma de represalia contra los informantes.
Contradicción: El procedimiento de investigación permite al denunciado que, ante la imputación de conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que su derecho convenga.
Buena fe: Para garantizar la protección del informante, es fundamental que actúe de buena fe y con plena conciencia de la honestidad de los hechos graves perjudiciales que han ocurrido o pueden ocurrir. Este principio se opone a acciones como proporcionar información falsa o distorsionada, así como a obtenerla de manera ilegítima.

Séptimo: Acceso al Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias es fácilmente accesible a todos los Empleados de la Organización.
La interposición de denuncias se hará a través de los siguientes medios:

A. A través del Canal Interno de Información

Los denunciantes que deseen acceder al Canal de Denuncias podrán hacerlo a través de las siguientes vías:

Correo electrónico: canaldenuncias@acve.es
Correo postal: Calle Juan Bravo, N.º 4, C.P. 28006, Madrid. La comunicación deberá dirigirse a la atención del Comité de Cumplimiento Normativo.
Vía telefónica: 91 168 16 00
A través de sistema de mensajería de voz ([+]), y mediante una reunión presencial con un integrante del Comité de Cumplimiento Normativo dentro del plazo máximo de siete (7) días desde la solicitud. En este caso, la comunicación será grabada y la reunión podrá ser celebrada de forma telemática.

Las comunicaciones podrán realizarse de manera anónima mediante el envío de una comunicación postal conforme a lo indicado en el apartado a), sin identificación del remitente.
La gestión del expediente se documentará en un procedimiento interno que regulará todo el ciclo de la denuncia, desde su conocimiento inicial hasta su resolución o su archivo.

B. A través del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante

Los Empleados podrán informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal de Denuncias de ACVE.
En este caso, la información se podrá realizar por escrito, a través del correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz.
Al presentar la información, el empelado o miembro podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

C. Contenido de las Denuncias

Independientemente del medio elegido, las denuncias deberán tener los siguientes datos para poder ser admitidas y ser tramitadas adecuadamente:

Identidad del denunciante: Nombre y apellidos, Documento Nacional de Identidad y un medio de contacto a efectos de recibir las notificaciones (teléfono, correo electrónico).
Objeto de la denuncia: Exposición sucinta de los hechos o argumentos que sustenten la denuncia indicando la fecha aproximada de los hechos denunciados.
Identificación del sujeto o sujetos: Contra los que se dirige la denuncia e identificación de las personas que pueden aportar información sobre la irregularidad cometida.
Elementos probatorios: A la denuncia se deben acompañar todos los elementos probatorios de los que disponga el denunciante.

En el caso de las comunicaciones verbales, deberán comunicarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento del informante:

Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o
A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin el contenido al que se hace referencia ut supra, las denuncias no podrán ser correctamente tramitadas.
La Organización garantizará la confidencialidad de la comunicación en el hipotético caso de que la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal que no sean los responsables de su tratamiento.

Octavo: Procedimiento de investigación de la denuncia

Este procedimiento consta de tres (3) fases:

Fase de inicio: desde la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta la admisión o inadmisión de la denuncia.
Fase de investigación: desde la admisión de la denuncia hasta la formulación de alegaciones por parte el denunciado. Esta fase incluye la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de pruebas que sustenten los hechos denunciados.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.
Fase de conclusiones: desde la redacción del informe por parte del Comité de Cumplimiento Normativo con las eventuales medidas a adoptar propuestas para su elevación al órgano competente para tomar la decisión.

A. Fase de inicio

La Fase de inicio se divide, a su vez, en distintas fases:

I. Comunicación y Acuse de recibo de la denuncia

La comunicación de la denuncia se realizará por cualquiera de los medios establecidos al efecto (Cláusula Séptima) debiendo cumplir con los requisitos objetivos y subjetivos para su admisión.
Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la recepción de la denuncia, se acusará recibo de la misma al denunciante en la dirección facilitada por él como dato de contacto, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

II. Fase de análisis preliminar

Desde la recepción de la denuncia se establece un plazo máximo de quince (15) días hábiles para su análisis con el objeto de determinar si la misma se admite para su tramitación y gestión.
Durante ese tiempo se deberá realizar un primer análisis cuyo objetivo será determinar si la comunicación está relacionada con las materias indicadas como denunciables.
En ese tiempo, se podrá solicitar al informante información adicional y se podrá estar en contacto con él.

III. Órgano investigador: Comité de Cumplimiento Normativo

La Junta Directiva será el órgano competente para la designación del responsable de la gestión del Sistema interno de información y de su destitución y cese.
El Comité de Cumplimiento Normativo (en adelante, el “Comité”) es el órgano responsable del seguimiento, cumplimiento y suficiencia de las medidas propuestas por el Reglamento, así como del trámite y resolución de las denuncias.
El Comité de Cumplimiento Normativo se dedicará a la gestión de las denuncias y a la organización de la investigación. Se establece un deber de confidencialidad reforzado respecto de las materias propias del procedimiento.
El Órgano encargado del procedimiento podrá solicitar la colaboración de otras áreas de la Organización cuya aportación pueda ser relevante. Las áreas que colaboran en el proceso de investigación no tienen por qué conocer el contenido exacto del proceso de investigación ni todos sus extremos.
El Comité de Cumplimiento Normativo delegará en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema Interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

IV. Causas de inadmisión

La denuncia se inadmitirá en los siguientes casos:

Cuando el contenido de la misma no suponga un incumplimiento de los principios y valores definidos en el Código Ético o el resto de normativa interna.
Cuando se trate de hechos manifiestamente infundados y/o carentes de acreditación.
Cuando no existan indicios razonables de la acreditación de los hechos vertidos en la misma.
Cuando los hechos sean descritos de una forma genérica, imprecisa o inconcreta. En este caso, el Comité requerirá al denunciante, antes de inadmitir la denuncia, en aras de que pueda subsanar la deficiencia. El denunciante, una vez requerido, tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para aclarar, precisar o concretar debidamente los hechos a que se refiera en la denuncia. De no subsanarse las deficiencias de las que adolezca la denuncia en el mencionado plazo, la denuncia será inadmitida.

En todos los casos de inadmisión, se informará al denunciante por escrito, en el medio de contacto designado por él, de la decisión de inadmisión, indicando y motivando suficientemente la causa de inadmisión que concurra. El plazo para informar la decisión de inadmisión será de quince (15) días hábiles.

V. Información al denunciante en caso de instrucción del expediente

Si la denuncia es considerada pertinente, se procederá a remitir una comunicación al denunciante informándole de la instrucción del expediente. En su caso, si es necesaria información adicional para realizar un análisis, se le solicitará con carácter previo a instruir el expediente.
En el caso de que el denunciante proporcione datos de terceros que no sean los denunciados (testigos, por ejemplo), se deberá proceder a informar a dicho tercero del tratamiento de sus datos y de la procedencia de los mismos, solicitando el consentimiento para dicho tratamiento. Para ello, se enviará al tercero una comunicación dentro de los quince (15) días siguientes a la recepción de sus datos personales.
En todos los casos se documentarán los motivos que han llevado a archivar el expediente o a incoarlo, de manera que pueda probarse posteriormente la actuación de este órgano en esta materia.

B. Fase de investigación

Una vez evaluada y admitida la demanda, se incoa el procedimiento de investigación.
Se establece un plazo máximo de tres (3) meses para la realización de la investigación desde el acuse de recibo de la comunicación. El plazo de tres (3) meses podrá ser prorrogado en caso de que la investigación de los hechos así lo requiera, por su complejidad o situación geográfica, para la correcta tramitación del caso.
Del inicio de la investigación se informará al denunciante y, salvo que ponga en riesgo el curso de la investigación, al denunciado, con indicación de todos los extremos de la denuncia. Si, por el contrario, informar al denunciado del inicio del procedimiento puede poner en riesgo la propia investigación, se deberá justificar por escrito y de manera motivada los extremos que han llevado al Comité a dicha conclusión.
Se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos enunciados, realizando las diligencias de investigación que resulten oportunas y debiendo dejar constancia documental de todo lo actuado. Para ello, el Comité podrá solicitar cuanta información y documentación considere necesaria para tratar de esclarecer los hechos denunciados.
La información al denunciado se hará en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante, por lo que no se incluirá ni la identidad del denunciante, ni el área o departamento del cual proceda la denuncia, ni ninguna otra información. Si no se ha ofrecido esta posibilidad todavía al denunciado, es el momento en la Fase de Investigación para que pueda exponer los hechos que considere relevantes y aportar todas aquellas pruebas que prueben su inocencia en lo que a la acusación se refiere.
Una vez ofrecida al denunciado la posibilidad de defenderse de todos los hechos que se le imputan y de rebatir las evidencias en su contra, se puede dar por cerrada la fase de investigación.

C. Fase de Conclusiones

Una vez recabadas las pruebas pertinentes y analizadas junto con toda la información disponible desde el inicio de la comunicación, se cierra la Fase de Investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la procedencia o no de la denuncia y, en su caso, de las medidas a proponer al Órgano de Administración que tomará la decisión sobre la medida a adoptar.
El Informe de Conclusiones reflejará el resultado de toda la Fase de Investigación, y en base a su contenido se tomarán las decisiones relevantes respecto del denunciado.
Las conclusiones se recogerán de manera clara y concisa y siempre en relación con las pruebas y análisis obtenidos durante la investigación. Cualquier conclusión que esté basada en el conocimiento y experiencia del equipo investigador irá acompañada de una advertencia.
Las conclusiones pueden dirigirse en dos sentidos:

I. Archivo del expediente

Si se determina que no ha quedado acreditada la comisión de ninguna irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas, se acordará dar por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediéndose a su archivo. Se deberá documentar tal decisión y notificársela a las partes.

II. Existencia de infracción

Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de una irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas, se dará traslado al responsable del área afectada y al área de Recursos Humanos para los efectos disciplinarios oportunos.
En los casos que por su relevancia y/o apariencia se considere necesario, se dará traslado a los Servicios Jurídicos a efectos de la valoración de su denuncia ante las autoridades competentes.
Cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Noveno: Protección de datos de carácter personal

A. Información general.

I. Responsable del Tratamiento

De conformidad con lo previsto en la normativa de protección de datos de carácter personal, se informa a todos los interesados de que los datos que se recaben en el Canal de Denuncias serán tratados por ASOCIACIÓN DE CANALES DE VENTA, ACVE, con domicilio social en Madrid en la Calle Juan Bravo, N. º4, C.P. 28006, válidamente constituida mediante Resolución de Inscripción de Constitución del Ministerio del Interior, con fecha de 8 de mayo de 2025 e Inscrita en el Registro Nacional de Asociaciones: Sección: 1ª / Número Nacional: 630678, conforme a la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, y su regulación de desarrollo por tiempo indefinido, asociación que actuará como responsable del tratamiento.

II. Finalidad del tratamiento

La finalidad del tratamiento de datos es, como ha sido expuesto en el apartado primero, la gestión y el control del Canal de Denuncias.

III. Legitimación para el tratamiento de datos

El tratamiento de datos personales, se llevará a cabo en cumplimiento de la obligación legal del responsable conforme a lo dispuesto en los artículos 6.1. c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016; 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre; y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo con lo establecido en los artículos 10 y 13 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información.
El tratamiento de las categorías especiales de datos personales, por razones de un interés público esencial, se podrá realizar conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679.

IV. Tiempo de conservación de los datos personales

Los datos del denunciante se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión.
Si fuese necesaria la conservación de los datos para continuar con la investigación, los mismos serán tratados lícitamente.

V. Derechos de las personas cuyos datos se tratan y como ejercerlos

El interesado podrá ejercer los derechos y obtener información sobre si se están tratando los datos personales que le conciernen o no y, en tal caso, a ejercer su derecho de acceso a los datos personales.
Asimismo, el interesado tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, a solicitar la supresión de los mismos cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
El interesado podrá además solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente serán conservados por ASOCIACIÓN DE CANALES DE VENTA, ACVE, para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
La Organización dejará de tratar los datos del interesado siempre que éste lleve a cabo la oposición a dicho tratamiento, salvo por motivos legítimos imperiosos, o por el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Finalmente, y en ejercicio del derecho a la portabilidad de los datos, el interesado podrá recibir los datos personales que hubiera proporcionado a ASOCIACION DE CANALES DE VENTA, ACVE, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, así como a solicitar que se transmitan a otra entidad responsable del tratamiento, en la medida que ello sea técnicamente posible.
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos mediante solicitud escrita y firmada a la Calle Juan Bravo, N. º4, C.P. 28006, Madrid, a través del correo electrónico a protecciondatos@acve.es documento válido a efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
En caso de que lo creyera oportuno, el interesado puede requerir la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos presentando la correspondiente reclamación. www.agpd.es. C/ Jorge Juan nº 6 28001 Madrid.

VI. Transferencias internacionales de datos

En los casos de transferencias internacionales (fuera de la Unión Europea), siempre que la Comisión Europea haya declarado, a través de una decisión de adecuación, que el país en cuestión localizado fuera de la Unión Europea garantiza un nivel de protección de los datos personales equivalente al que resulta de la legislación de la Unión Europea, la transferencia de datos tendrá por base esa decisión de adecuación.
En los casos en los que la transferencia se realice a países u organizaciones localizados fuera de la Unión Europea para los que no exista una decisión de adecuación de la Comisión, ASOCIACION DE CANALES DE VENTA, ACVE y sus integrantes, han establecido garantías adecuadas para asegurar la protección de sus datos basadas en la adopción de cláusulas contractuales tipo, previamente adoptadas o aprobadas por la Comisión Europea.

B. Limitación de acceso a los datos personales del Canal de Denuncias.

Únicamente podrán acceder a los datos personales que estén registrados en el Canal de Denuncias, el Responsable del Sistema y aquellos que lo gestionen directamente, así como los terceros proveedores de servicios que sean considerados encargados del tratamiento y el Delegado de Protección de Datos.
Asimismo y de acuerdo con el artículo 32 de Ley 2/2023 podrán acceder a los datos personales que figuren en el Canal de Denuncias:

El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.

Los datos tratados en el Canal de denuncias podrían comunicarse a las autoridades judiciales, Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Décimo: Derechos y deberes del denunciante y denunciado

Todas las personas que formen parte de la investigación tienen la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. No obstante, hay que matizar que:

El derecho de cancelación no puede ser ejercido por ninguno de los participantes durante el proceso de investigación.
El derecho de acceso a la información que obre en el expediente estará limitado a aquella información relativa a los datos personales del interesado que lo solicite, pero nunca se les dará acceso a datos de carácter personal a otros participantes.
El derecho de oposición pierde su virtualidad en este procedimiento, pues un individuo no tiene la capacidad de oponerse de manera individual a ser investigado en el ejercicio de este derecho.

De esta manera asisten a denunciante y denunciado los siguientes derechos:

A. Derechos del denunciante

Se garantizará la máxima confidencialidad del contenido de las denuncias que se reciban y la identidad de los denunciantes, sin perjuicio alguno de las obligaciones legales que existan.
Los denunciantes que actúen de buena fe no podrán ser sancionadas disciplinariamente, despedidos o apartados de su función, ni podrán sufrir perjuicio alguno como consecuencia de la interposición de una denuncia, tal y como se recoge en la cláusula Duodécima.
Será preciso requerir el consentimiento expreso e inequívoco del denunciante para la inclusión y tratamiento de sus datos en el fichero correspondiente.
El denunciante de buena fe tendrá derecho a ser informado en cualquier momento del estado de tramitación de su denuncia.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán siempre derecho a protección cuando:

Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación.
La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Ley 2/2023 y este Reglamento.

B. Derechos del denunciado

El denunciado tendrá derecho a que se le comunique en el tiempo más breve posible que se encuentra inmerso en un proceso de investigación, como consecuencia de una denuncia presentada contra él o su actuación.
Además, tendrá derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del denunciante y la de otras personas afectadas por el expediente.
En el caso de que la denuncia acabe siendo archivada, bien por no haber tenido lugar los hechos descritos, bien por no ser estos irregulares, ilícitos o delictivos, el denunciado tendrá derecho a que así conste en el oportuno expediente y Registro de denuncias.
Tanto el denunciante como el denunciado deberán ser informados de la resolución o archivo de la denuncia.

Undécimo: Medidas Disciplinarias

En caso de que una vez finalizada la investigación de los hechos, se confirmara por parte de la Organización la veracidad de los mismos, ésta podrá tomar las medidas oportunas conducentes a poner fin al hecho denunciado y, si procede y teniendo en cuenta las características del hecho, aplicar las medidas disciplinarias que considere pertinentes recogidas en el régimen disciplinario y en la legislación laboral vigente.
La sanción será proporcional a las actividades realizadas y acotadas en el tiempo, en el supuesto de que no se sancione con despido y se tomarán con rapidez, de tal forma que su ejecución sea relevante y no pierda efecto por el paso del tiempo.
En el supuesto de que el investigado no sea un empleado de la Organización y sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral, las medidas se limitarán al ámbito mercantil.
Las acciones que puedan interponerse internamente no limitarán, en ningún caso, el ejercicio de las acciones legales de cualquier tipo, incluidas las penales, que, según la infracción cometida, pueda llevar a cabo la Organización.

Duodécimo: Protección para los denunciantes de buena fe

Tal y como establece el Título VII de la Ley 2/2023, los informantes que comuniquen irregularidades de buena fe no serán en ningún caso sancionados ni sufrirán ninguna consecuencia negativa o represalia (ni amenaza o tentativa de ella).
Sin ánimo exhaustivo, contra los denunciantes de buena fe no se podrá llevar a cabo lo siguiente:

La suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria;
La imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo;
La no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido;
Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional;
Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios;
Denegación de formación y;
Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

Esta garantía de represalias se extiende a:

Los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Las personas físicas que en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso.
Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y
Personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación estatutaria significativa. A estos efectos, se entiende que es participación estatutaria significativa cuando permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la Asociación.

Por último y en todo caso, se informa a los Empleados que están terminantemente prohibidas las comunicaciones realizadas a sabiendas de su falsedad o con temerario desprecio a la verdad.
La protección al informante no será aplicable a estos casos y el informante estará sujeto a sanción disciplinaria y/o a las medidas legales que correspondan atendiendo a las responsabilidades administrativas, penales y/o civiles previstas en las normas aplicables.

Decimotercero: Medidas de mejora del Programa de Cumplimiento Normativo

La información que se registre a través del Canal de Denuncias será analizada y valorada por ASOCIACION DE CANALES DE VENTA, ACVE, con el único objetivo de mejorar las medidas tendentes a prevenir y descubrir los delitos e infracciones.

Decimocuarto: Publicidad

Sin perjuicio de la obligación que tienen todos los Empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en la Normativa Interna y el resto de normativa en el desempeño de sus funciones, la Organización promoverá y velará por la debida difusión de la existencia del Canal de Denuncias.

Decimoquinto: Aprobación y entrada en vigor

El Reglamento del Canal de Denuncias entrará en vigor desde la aprobación del documento por parte de la Junta Directiva.